有网友在网络上倾诉，其在一家国有企业担任行政职务，专职管理档案工作。每月末，随着各项目公司提交的合同如潮水般涌来，整理、记录、封存等工作让他忙得不可开交。

为了保障档案的安全，公司特设了多间存储室，档案排列得整整齐齐，其规模之宏大，甚至超过了图书馆。然而，尽管如此，当需要查找一份陈年合同时，仍然需要费尽周折，翻阅大量资料，极为不便。该网友对此深感困扰，并发出疑问：“如何才能更有效地管理合同呢？”

事实上，这不仅仅是该网友的烦恼，许多企业在合同管理上都面临着类似的挑战。在数字化时代，如何高效地管理合同档案，并充分挖掘合同的价值，已成为当前企事业单位亟待解决的问题。

合同作为企事业单位对外经济活动和对内人事管理的重要依据，在维护其合法权益方面具有举足轻重的地位。因此，加快合同档案管理的信息化建设显得尤为重要。

自2021年1月1日起实施的新版《中华人民共和国档案法》（简称新《档案法》）中，首次以法律形式对档案的信息化建设进行了全面、系统的规定，明确了电子档案的法律地位和凭证作用。

新《档案法》的第五章，即“档案信息化建设”部分，共包含七条法规。其中，第三十六条要求机关、团体、企业事业单位等应积极推进电子档案管理信息系统的建设，并确保其与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。第三十九条则规定电子档案应通过符合安全管理要求的网络或存储介质进行移交，并需经过档案馆的检测，以确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第四十条和第四十一条则分别提出了建设数字档案馆和推进档案信息资源共享服务平台建设的要求，以实现档案数字资源的跨区域、跨部门共享利用。

要实现数字化档案管理，首要任务是从源头上改变传统的纸质合同签署方式。电子合同能够将签约功能与企业办公自动化系统、业务系统或其他系统无缝对接，从而减少纸张、快递、人工等成本。合同在系统中流转，使得合同档案管理变得更加简单高效。

在档案管理方面，电子合同完成在线签署后，电子合同管理系统会自动通知归档人员进行入库归档操作。归档信息包括合同金额、起止时间、合同执行状态等关键标签。

此外，电子合同管理系统还支持关键词搜索和按组织架构、文件类型分类快速查找功能，使得文件归类管理更加便捷。合同归档入库后会自动进行加密处理，如需查看，则需申请借阅权限。权限可精确到每位人员，并可根据时效性进行设置，到期自动回收阅读权限。

随着电子合同功能的不断完善和开发，传统纸质合同签署的整个流程均可在线完成。电子合同将为未来的合作提供更多安全保障和便利。

如今企业比较多应用的爱签电子合同，除提供电子合同服务外，还提供安心可信的实名认证、在线签署、智能履约、印章管理、身份认证、证据固化存证等服务，并采用区块链技术对合同签署全程进行存证记录，有效保障合同的完整性和真实性。

为便于用户在线仲裁，降低维权周期和成本，爱签电子合同支持在线申请出证，并构建了一套国家司法机构认可的可信安全存证体系。该体系与国内众多权威司法机构打通，实现了数据同步存证到法院、仲裁、公证等司法机构，为用户快速提供具有司法效力的证据保全报告，实现司法赋能。