在当今快速发展的商业环境中，合同管理作为企业经营的核心环节，其效率与准确性直接关系到企业的运营成本和风险控制。然而，传统的合同管理方式，如纯纸质和EXCEL管理，已难以满足现代企业对合同高效、精准管理的需求。

面对合同管理中的种种挑战，如流程混乱、效率低下、数据不一致、审计困难等，企业急需寻求一种更为先进、高效的合同管理解决方案。

在此背景下，电子合同管理系统应运而生，以其独特的优势为企业的合同管理带来了革命性的变革。

一、合同管理面临的挑战

合同签订环节常出现领导直接指示快速签署，忽略正规流程，或双方频繁修改，导致最终版本混乱，核对耗时且效率低下。

合同签订后，往往被束之高阁，无人问津，直至出现问题才匆忙寻找，却发现合同不在手边，甚至仍由对方保留。

合同台账管理主要依赖EXCEL，但其难以适应动态的执行数据变化，虽能解决部分问题，却又引发其他维度的问题，使合同管理员陷入困境。

合同管理员需定期向业务部门收集执行数据，但业务部门因忙碌而报送不及时且数据不准确，导致部门间数据不一致。

合同数量庞大，收付款项繁多，易遗漏催收款项，甚至重复付款给供应商，造成利润损失或公司损失。

合同签署与执行缺乏统一管控机制，导致重要审计材料缺失，执行合同审计困难重重。

客户跟踪信息分散在客户经理手中，公司掌握不全面，客户经理变动时，跟踪情况难以承接，甚至发生跳单，给公司造成损失。

供应商审核流程不规范，选商和招标环节资料及流程不完整、不规范，导致采购管理混乱，易滋生腐败，缺失质量控制，造成损失。

合同完成后，对客户、供应商、合同等缺乏回归评价机制，无法借鉴过往业务经验，导致重复犯错而不自知。

合同执行过程中，难以确保收付款、开票、合同标的交付的一一对应，款、票、物对账经常出现问题。

集团企业无法有效监控下属企业的合同签订和执行，违反合同管理规定的行为屡见不鲜，增加企业风险。

二、不同合同管理方式的比较

传统方式（纯纸质和EXCEL）：统计简单，无法协作，效率低，易出错，难以应对大量合同。

电子合同管理系统：以合同全生命周期管理为核心，整合相关业务，为流程控制、风险防范、管理决策提供有力支持。

三、电子合同管理系统的优势

基于电子签名技术构建的电子合同系统，与企业现有系统相结合，可实现以下功能：

通过与接入设备对接，实现电子合同在任意终端的签署。

与业务系统对接，实现合同管理和印章管理等功能。

与第三方服务对接，实现安全协议封装、网络接入等多项功能。

以爱签电子合同为例，该系统支持同一文件进行多个不同印章的用印，且能指定用印顺序，数量无限制。同时，具备智能识别空白文件功能，避免空白文件被盖章。系统还支持人脸、银行卡、手机号等要素组合的身份认证，确保安全性。加盖公章的文件被保护，不允许修改。

此外，用户可在线验证电子签章的真实性，验证结果包含CA、时间戳、签署人信息等。打印的电子签章文件支持点击链接、扫描二维码方式查看电子文件，且支持水印功能，可指定水印类型。

爱签构建了一套国家司法机构认可的可信安全存证体系，并与国内众多权威司法机构打通，实现了数据同步存证到法院、仲裁、公证等司法机构，一旦发生纠纷，可以为用户快速提供有司法效力的证据保全报告，实现司法赋能。

爱签还支持移动端应用集成，包括微信、企业微信、公众号、小程序等，且对于任何形式的签章、签名与加密要求，均能在3秒内完成。基本满足企业签署管理需求，同时提供更多可定制的合同管理功能。